Flexible Arbeitsplatzgestaltung im Büro
Moderne Arbeitsplatzgestaltung und der Arbeitsplatz der Zukunft
Desk-Sharing, Caddy Garages, Homebases, Thinktanks: flexible Arbeitsplatzgestaltung im 21. Jahrhundert versteckt sich hinter zahlreichen Trend- und Modebegriffen. Um die Effektivität und Innovationskraft des Unternehmens zu steigern, setzen immer mehr Büroplaner, Innenarchitekten auf effiziente Bürokonzepte und einer flexibleren Arbeitsplatzgestaltung.
Dabei reicht es jedoch nicht, ein Einzel- oder Gruppenbüro zum Flur hin zu öffnen und auch ein klassisches Großraumbüro entspricht nicht automatisch dem Konzept der flexiblen Arbeitsplatzgestaltung im Büro.
Welche bewährte moderne Bürogestaltungen gibt es und wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?
Flexible Büro-Arbeitsplätze
Die Gemeinsamkeit flexibler Büro-Arbeitsplätze ist es, dass Büroflächen unterschiedlich und damit effizienter genutzt werden können. Daneben versucht man immer zwei Arten von Arbeitsbereichen zu schaffen: Öffentliche, kommunikative Bereiche sowie andererseits Zonen des persönlichen Rückzugs und des konzentrierten Arbeitens. Generell werden bei der Umsetzung solcher Bürokonzepte unter anderem folgende Räumlichkeiten geschaffen:
- Teamflächen für kooperatives Arbeiten
- Meeting-/Projekträume für größere Gruppenbesprechungen
- Räume mit Schalldämmung z. B. für Telefonkonferenzen
- Bereiche konzentriertes Arbeiten oder vertrauliche Gespräche (z. B. Think Tank, Silent Room, Denkerzelle)
- Ideenfördernde Mitarbeiter-Treffpunkte in Form von Meetingpoints, Lounges und/ oder Marktplätzen
- Flexible Wechselarbeitsplätze mit der Möglichkeit der Datenaktualisierung im Firmennetz, v. a. für Schichtarbeiter, Vertriebsmitarbeiter, wechselnder Besetzung
Der Arbeitsplatz der Zukunft
Auch im Fraunhofer-Institut wird erforscht, wie das Büro der Zukunft aussehen könnte. Der Präsident der Fraunhofer Gesellschaft stellt dazu fest: „Der Arbeitsplatz der Zukunft wird eher wie eine Lounge sein - es gibt keinen Arbeitsplatz auf Dauer, sondern man arbeitet dort, wo gerade Platz ist".
Beispiel: Flexible Arbeitsplatzgestaltung der Boston Consulting Group
Einige Unternehmen haben diese neuartigen Arbeitsplätze und Raumkonzepte bereits verwirklicht. Bei der Boston Consulting Group haben die meisten der 500 Mitarbeiter keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz. Dadurch werden nicht nur die vorhandenen Arbeitsplätze besser ausgelastet, sondern auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessert. Viele der Berater sind durchschnittlich nur etwa einmal pro Woche im Büro. Die verschiedenen Abteilungen der Beraterfirma mit bis zu 30 Mitarbeitern heißen demnach „Dörfer“, die Konferenzräume sind nach bayerischen Seen oder Bergen benannt, der Innenhof als zentraler Pausentreffpunkt ist auch als „Marktplatz“ bekannt. Die verschiedenen Dörfer haben sogar "Häuptlinge", die für die Bildung von „Dorfgemeinschaften“ zuständig sind. "Viel wichtiger als die effiziente Zeit- und Flächennutzung ist es, dass unsere Mitarbeiter ihre Erfahrungen und Ideen teilen. Ich kann aus jedem Gespräch etwas mitnehmen", sagt Sticher. Die Wege innerhalb des Münchner Büros sind zudem so organisiert, dass sich die Menschen möglichst häufig begegnen.
Flexible Arbeitsplatzgestaltung im Büro ist daher kein wirtschaftlicher Selbstzweck, sondern bringt weitere zahlreiche Vorteile mit sich.
Flexible Arbeitsbedingungen fördern Mobilität, Kooperation und Kommunikation
Heute findet die Arbeit in einer schnelllebigen und globalisierten Informations- und Wissensgesellschaft statt.
Dies verlangt ein höheres Maß an Flexibilität, Mobilität, Kooperation und Kommunikation, als in den vorherrschenden Büroformen erreicht werden kann.
Beispiel: Tele-Arbeitsplätze
Laut einer Forsa-Umfrage wünschen sich daher etwa zwei Drittel der Deutschen flexiblere Arbeitsbedingungen. Darunter fällt beispielsweise die Möglichkeit zur Telearbeit. Tele-Arbeitsstätten – nicht zu verwechseln mit Home-Offices – gelten dabei als vollausgestattete, ausgelagerte Betriebsstätten des Unternehmens, die über eine Datenleitung mit der Zentrale verbunden sind. Diese Arbeitsweise bringt auch den Arbeitgebern viele Vorteile: Eine Webumfrage unter mehr als 200 Unternehmen aus den USA, Kanada und Großbritannien ergab, dass Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Telearbeit anbieten, nicht nur eine erhöhte Produktivität (67%) und erhebliche Kosteneinsparungen (59%) verzeichnen, sondern auch qualifiziertere Mitarbeiter (39%), verbesserte Personalbindung (37%) und gesündere Mitarbeiter (25%) feststellen konnten.
Flächenkosten für Miete und Unterhalt von Büros
Dadurch, dass viele Mitarbeiter somit nicht mehr täglich an einem zentralen Arbeitsplatz aufzufinden sind, sondern teilweise von Zuhause oder vom Kunden aus arbeiten, stehen gleichzeitig immer mehr Schreibtische leer. Die Flächenkosten für Miete und Unterhalt von Büros belaufen sich laut Berechnungen des Fraunhofer Instituts jedoch auf bis zu zehn Prozent der Gesamtkosten einer Organisation.
Mit der Umstellung der Arbeitsorganisation auf flexible Büroformen können Unternehmen bei diesen Fixkosten um bis zu 30 Prozent einsparen, für Fraunhofer „ein wichtiger Schritt, um sich als Unternehmen finanzielle Spielräume zur Gestaltung des Kerngeschäfts zu sichern". Diese Problematik löst die Umsetzung des Desk-Sharing Prinzips.
Desk-Sharing im Büro
Nach dem Konzept des Desk-Sharings hat nicht mehr jeder Mitarbeiter seinen persönlichen Arbeitsplatz, sondern teilt ihn sich mit anderen Kollegen. Lange bekannt ist dieses Prinzip bereits aus vielen Produktionsstätten mit Schichtbetrieb. Doch auch Schreibtische als Arbeitsplätze können auf diese Art flexibel genutzt werden.
Beispiel: Flexible Arbeitsplatzteilung bei B. Braun
Einer der Vorreiter ist dabei der Medizintechnikkonzern B. Braun, wo das „nonterritoriale Büro“ als papierloses Büro mit flexiblen Schreibtischen bereits 2001 eingeführt wurde. Das Konzept des nonterritorialen Büros ist eine Extremform des Desk-Sharings und zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
- Der Mitarbeiter hat keinen festen Arbeitsplatz im Büro
- Täglich neue Auswahl des geeigneten Arbeitsplatzes
- Standardisierung (d.h. exakt gleiche Ausstattung) der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze
- Keine persönlichen Gegenstände und Deko-Artikel am Arbeitsplatz
- Komplette Leerung des Arbeitsplatzes (=Clean Desk) zum Feierabend
Beispiel: Mobile Working bei Siemens
Auch bei Siemens wird das Prinzip des „Mobile Working“ vorgelebt, wobei sich jeder der 600 Mitarbeiter seinen Platz aus den 400 verfügbaren Arbeitsplätzen täglich frei auswählen kann. Einen festen Schreibtisch gibt es nicht mehr.
Dadurch, dass nie alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Büro arbeiten, sind 400 Plätze ausreichend. Damit die freie Arbeitsplatzwahl reibungslos funktioniert, werden die Schreibtische am Ende des Tages komplett leer geräumt. Papierstapel und private Tischdekorationen werden somit größtenteils vom Schreibtisch verbannt, Unterlagen bewahren die Mitarbeiter bis zur Weiterverarbeitung am nächsten Arbeitstag in persönlichen Fächern, Schubläden oder Caddy-Garages auf.
Homebasis
Damit die Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn nicht tagtäglich erst einmal auf die Suche nach den anderen Mitgliedern ihrer Projektteams oder Abteilungen gehen müssen, ist auch die Einrichtung von Homebases denkbar. So wählt sich der Mitarbeiter einen freien Platz innerhalb eines bestimmten – für seine jeweilige Abteilung reservierten – Bereiches im Büro.
Hoteling Software
Eine weitere Möglichkeit, die Auswahlentscheidung oder mögliche Rivalitäten um den besten Platz zu vermeiden, ist der Einsatz bestimmter Hoteling Software. Mithilfe dieser kann den Mitarbeitern beispielsweise ihr Arbeitsplatz täglich neu zugewiesen oder auch Konferenzräume im Vorhinein gebucht werden.
Virtual Offices: Voraussetzung einer flexiblen Arbeitsplatzgestaltung im Büro
Voraussetzung für die Umsetzung flexibler Arbeitsplatzgestaltung im Büro ist natürlich die Erschaffung einer geeigneten technologischen Infrastruktur. Darunter ist nicht nur die Bereitstellung einer kabellosen Internetverbindung innerhalb des gesamten Büros gemeint. Allem voran ist Cloud Computing für die Modelle der Arbeitsplätze von morgen ein entscheidender Faktor. So können nicht nur Daten, sondern auch Anwendungen in der Cloud gespeichert und von jedem Ort aus abrufbar werden. Zudem wird die Nutzung privater Endgeräte am Arbeitsplatz nach Einschätzung der Experton Group mittelfristig immer mehr zunehmen.
Ein weiterer Trend dieser Entwicklung bezieht sich auf die zunehmend rollenbasierte Virtualisierung des Desktops: Der jeweilige Mitarbeiter findet dann – anders als bei der Standardisierung der Arbeitsplätze – nur noch solche Daten und Anwendungen, die er für seine Arbeit tatsächlich benötigt. Jedoch sind es die Firmen, die bei der Einrichtung virtueller Arbeitsplätze aktiv werden müssen: „Generisch ergeben wird sich nichts", meint Bernd Gill, Marketing Manager für Enterprise Services bei HP in Deutschland. Die Umsetzung dieser wachsenden Individualisierung in weitgehend standardisierten Umgebungen wird laut Gill stattdessen eine der Hauptaufgaben der IT-Abteilungen sein, um ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.
Quellen und weiterführende Links
- Computerwoche: Arbeitsplatz der Zukunft. Flexibel, mobil, individuell
http://www.computerwoche.de/a/flexibel-mobil-individuell,2487550 - Deskmag: Coworking Spaces. Die Vorteile flexibler Arbeitsplätze
http://www.deskmag.com/de/die-vorteile-flexibler-arbeitsplaetze - Deutsches Büromöbel Forum: New Work – Bürozukunft heute. Neue Arbeitsmethoden, Organisationsformen und Bürokonzepte
http://officeabc.blogstrasse.de/wp-content/2010/06/newwork.pdf - Ergo Online: Offene Bürokonzepte – Open Space und Business Club
http://www.ergo-online.de/site.aspx?url=html/arbeitsplatz/bueroraum/offene_buerokonzepte.htm - FAZ: Flexible Arbeitsplätze. Umerziehungslager Büro
http://www.faz.net/aktuell/beruf-chance/arbeitswelt/flexible-arbeitsplaetze-umerziehungslager-buero-11229351.html - Handelsblatt: Arbeitsplatz der Zukunft. Bunter, flexibler = kreativer?
http://www.handelsblatt.com/unternehmen/buero-special/arbeitsplatz-der-zukunft-bunter-flexibler-kreativer/4343138.html - Hans Böckler Stiftung: Büro für Arbeitsgestaltung und Arbeitsschutz. Fallbeispiele: Neue Konzepte zur Flexibilisierung der Büroarbeit
http://www.ergo-online.de/html/service/download_area/mbf_as_fallbeispiele_bueroarbeit.pdf - Zeit Online: Büro der Zukunft. Abends wird der Schreibtisch leer geräumt
http://www.zeit.de/karriere/beruf/2011-01/moderne-buerowelten
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